INGRESOS EXTRAS

LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO

DEFINICIÓN: Cuando hablamos de la Administración como proceso, necesariamente nos referimos a secuencias dinámicas en las que se desarrollan un conjunto de acciones, que según la experiencia acumulada al respecto las podemos resumir en la frase:

IDEA ACTIVA

En buena cuenta a nuestro modesto entender, la Administración como proceso implica una IDEA ACTIVA, porque requiere desarrollar a plenitud:


Integración: Estableciendo algo en común, que convoque a un conjuto de personas en torno a una misma finalidad, a un mismo interés, mejor aún si es por consenso, que conduzca a la unión y articulación sólida.

Dinamismo: Asignando y asumiendo funciones compatibles y pertinentes con las capacidades, dones, habilidades y potencialidades debidamente jerarquizadas, de los recursos humanos, así como la operatividad y utilidad de los bienes tanto materiales como inmateriales.

Efectividad: Logrando resultados según la programación, es decir ejecutando el plan elaborado de manera oportuna.


Armonía: Reconociendo el desempeño de los recursos, con justicia y equidad, respetando las cualidades y limitaciones si las hubiere, contemplando con realismo la necesidad de la satisfacción corporativa.

Asimilación: En caso de éxito, inspirando el comportamiento y satisfacción en la frase: “mi veinte de ahora es mi cero de mañana”. En caso de fracaso, asumiendo un comportamiento proactivo y mentalidad de que siempre hay una nueva oportunidad, no quedarnos en el ¿Por qué? Sino pasar al ¿Para qué?. En suma, evitar dormimos en nuestros laureles o entramparnos en la depresión.

Concurrencia: Dando continuidad a nuestras labores, tomando las previsiones del caso para evitar ausentarnos o delegar para cubrir ausencias inevitables, de otro lado siempre invitar a todos, recordar las tareas mutuamente, socializando y globalizando la información.

Tolerancia: Sabiendo convivir y alternar con los demás en el desarrollo de las faenas o jornadas, saber escuchar, comprender y pedir, sin caer en el asistencialismo y facilismo.


Imaginación: Proponiendo, sugiriendo, aconsejando y recomendando alternativas que coadyuven productivamente en la toma de decisiones, en la atención de las necesidades administrativas y de las contingencias que puedan presentarse.


Velocidad: Siendo oportunos en las exigencias de la dinámica administrativa, asumiendo el rol de protagonistas de los cambios y no víctimas de ellos. Progresivamente debe ir lográndose la productividad, ahorrando tiempo y reduciendo costos en el cumplimiento de las funciones.


Acomodación: Adaptándonos al accionar administrativo, subordinando el interés personal al interés colectivo; asumiendo la identidad y cultura organizacional vigente.


Según RUÍZ (2001, p.122), La Administración es una ciencia social compuesta de principios, elementos, normas, técnicas y aplicaciones psicológicas, a los recursos humanos para que por intermedio de su capacidad se logren los objetivos empresariales e institucionales”.


La referida composición nos permite afirmar que la Administración es un proceso dinámico y evolutivo que influye en las condiciones sociales, políticas, económicas y tecnológicas pero al mismo tiempo se adapta a ellas, como condición para lograr los objetivos trazados en forma oportuna y eficiente.


En consecuencia la Administración educativa como proceso social se relaciona con la creación, mantenimiento, estímulo, control, supervisión y unificación de las energías humanas y materiales, organizadas formal o informalmente dentro de un sistema unificado, para cumplir objetivos predeterminados del sector Educación.


II. FASES: La Administración como proceso se expresa en la dinámica correlacionada de secuencias o momentos necesarios para la gestión y quehacer unificado de la Institución o Empresa. Las fases de la Administración son:

Planificación

Organización

Dirección

Ejecución

Realimentación (Control)

RUÍZ (2001) concluye que no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no se puede dirigir ni ejecutar si anteriormente no se ha planificado y organizado, no se podrá controlar si antes no se planifican, organizan, dirigen y ejecutan las actividades, tareas, operaciones y acciones.

Es decir hay una concatenación de las fases mencionadas, pues la planificación requiere organizarse, dirigirse, ejecutarse y controlarse. La organización necesita planificarse, dirigirse, ejecutarse y controlarse. La dirección requiere ser planificada, organizada, ejecutada y controlada. La ejecución amerita planificarse, organizarse, dirigirse, ejecutarse y controlarse. El control debe planificarse, organizarse, dirigirse, ejecutarse y hasta controlarse.


En la práctica se manifiesta la simultaneidad necesaria de las fases así como su

correlación.


La columna vertebral de las fases de la Administración es la COORDINACIÓN.

III. CARACTERÍSTICAS: La Administración como proceso, se caracteriza por ser:

A) Dinámica científica: La Administración se articula y conecta con la realidad, se acompasa al ritmo de ella, se sustenta en el diagnóstico objetivizado, toma en cuenta las estadísticas existentes, las particularidades manifiestas y el comportamiento de los diversos factores que influyen y determinan la vida empresarial o institucional. La Administración se actualiza e invoca al ritmo del desarrollo científico y tecnológico, se enmarca en los paradigmas y exigencias epocales, tomando en cuenta las luces y sombras del mundo real para adoptar las decisiones más razonables y certeras.

B) Accionar Social: La Administración relaciona a los recursos humanos, los cuales se integran y corporativizan, expresándose en un corpus social que involucra sentimientos, emociones, expectativas, diversidad y heterogeneidad dando curso y configurando una cultura organizacional, en la cual se procesan las relaciones directas simples, directas de grupo y cruzadas como expresión de un permanente accionar social, que se desarrolla en los diferentes niveles orgánicos dentro de la estructura empresarial o institucional.

Además existen relaciones externas con los recursos humanos de otras empresas o instituciones de tal manera que el accionar social se proyecta hacia fuera.


C) Desarrollo Sinérgico: La Administración por su complejidad necesita del desarrollo del trabajo en equipo, sumando energías, esfuerzos, cualidades y propuestas que permitan complementar los desempeños, correlacionar expectativas y adoptar políticas de unidad y cohesión entre los recursos humanos bajo un común denominador contenido en los objetivos empresariales o institucionales.

D) Concatenación de esfuerzos: La Administración contempla que cada recurso humano por más capacitado que se encuentre, siempre tiene que apoyarse en el trabajo del otro recurso humano y a su vez sostenerlo. Los esfuerzos deben orientarse multidireccionalmente, todo recurso disponible cumple una función lógicamente diferenciadas en su magnitud y trascendencia, dándose casos que a veces el menos trascendente se convierte en el recurso más importante y viceversa

E) Constante labor de aprendizaje: La Administración constituye una dinámica en cuyo escenario se dimensionan los aprendizajes en sus versiones aprender a aprender, aprender a hacer, aprender a ser, aprender a convivir y aprender a emprender que permitan conseguir los mejores medios materiales para vivir y además a crear nuevos. En esta vorágine están comprometidos todos los recursos humanos de la empresa o institución sin distinción, para desarrollar sus capacidades en los niveles que tengan.


F) Adaptación y acomodación: La Administración por su composición variada y heterogénea, exige comportamientos de adecuación, el descubrimiento gradual del otro y tender hacia objetivos comunes, participando en proyectos comunes con tolerancia, solidaridad y pluralismo dentro de una cultura de paz.


IV.- PRINCIPIOS: Según CHIAVENATO (2003), los principios son enunciados generales que sirven de base para la realización de las actividades, con sentido normativo en tanto regula o sirve de marco para el accionar, en este caso, de carácter administrativo.

RUÍZ (2001) resume los principios de la Administración Científica entre otros términos de la siguiente manera:


1.- División del trabajo: Por naturaleza el trabajo del hombre debe dividirse en tanto la heterogeneidad de capacidades, su magnitud y los límites de esfuerzo posible, buscando el equilibrio entre la capacidad que posee el hombre y el esfuerzo normal y natural que despliegue. El criterio que debe primar es el operativo – productivo, evitando sobrecargar o descargar innecesariamente las labores, más aún a determinados recursos humanos con dosis de privilegio, favoritismo o desestabilización y hostilización.


2.- Autoridad: Entendida como el ejercicio del poder de mando para con los subalternos, en la que el poder no es más que la capacidad para desempeñar un cargo jerárquico, capacidad superior a los subalternos y a determinadas personas que se encuentran en los mismos niveles pero que se diferencian en el grado de conocimiento que poseen. Ninguna actividad organizada se podría realizar sin el ejercicio de autoridad.

La autoridad debe generar respeto y máxima consideración, por lo que debe construírsela, no imponerla, trabajando los valores éticos y morales en las actividades del hombre. Saber mandar, en base a saber dar el ejemplo, saber ordenar en base a instrucciones precisas.

La autoridad se sustenta en valores normativos o conjunto de normas y en valores morales, aptitudes y actitudes. La autoridad formal se concede a una persona por intermedio de un documento (resolución, registro público, u otro similar). La autoridad no requiere ser altisonante, la cual es diferente al uso de voz con energía, rigor y arengas, especialmente en el sector castrense.


3.- Unidad de Mando: Identificado como el canal regular de las órdenes. Para la ejecución de cualquier actividad el trabajador debe recibir órdenes de un solo jefe, más nunca de dos al mismo tiempo para evitar que la disciplina se resquebraje, y se genere el caos en el que prevalece la anarquía.


Un jefe debe dar órdenes a sus subalternos inmediatos inferiores y no a los que no dependen directamente de él. Los subordinados deben conocer sus funciones y sería una falta voluntaria cumplir órdenes que le imparte una persona que no es su jefe.

Cuando un jefe se va ausentar por diferentes motivos; otro lo reemplaza, “el comando nunca muere”, resume lo precisado; pero al mismo tiempo debe eludirse las tentaciones de la conocida frase “serruchar el piso”.


4.- Disciplina: Se expresa en la obligación de las personas para cumplir con sus funciones, así como el hábito y las normas de costumbre que hacen que se conviertan en disciplina natural que es la que al final de cuentas prevalece en las distintas actividades humanas.

Tradicionalmente la disciplina se ha considerado como el conjunto de normas en términos de escala de faltas y de sanciones.

La disciplina se relaciona, se expone y se impone, considerando siempre que “el derecho de uno termina donde principia el de los demás”

Ser disciplinado implica obediencia y cumplimiento normal de las funciones sin la imposición de un jefe. También es ser disciplinado con el trato y la práctica de las reglas de urbanidad, resguardando el ambiente de trabajo y no cometiendo irregularidades que transgredan las normas.

Todas las personas llevamos en nuestro interior a la disciplina, la practicamos y la transmitimos tanto en nuestra vida privada como en nuestros actos sociolaborales.

5.- Estabilidad de personal: Implica que todo trabajador que cumple sus funciones en forma eficiente y eficaz, se gana el derecho de continuar en la empresa o institución.

6.- Orden: Se expresa en la necesidad de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. En la dimensión humana se diría”. “Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”.

El beneficio que se consigue con el orden es el mejor aprovechamiento del tiempo y materiales que nos conduce a la tranquilidad y a evitar el estrés.

7.- Escala Jerárquica: En toda estructura organizacional existen niveles de autoridad, de la máxima a la mínima. Mientras exista escala de valores siempre existirá escala jerárquica, se puede reducirla pero no eliminarla. Existe jerarquía orgánica (Asamblea Universitaria) y jerárquica de cargos (Presidente de la Asamblea Universitaria).

8.- Remuneración del personal: El esfuerzo físico – psíquico de todo trabajador amerita una retribución justa y razonable. Debe ser equitativa, es decir que satisfaga en lo posible tanto al trabajador como a la empresa o institución.

El sistema de remuneraciones debe estar en función de los requisitos, factores y categorías para cada puesto de trabajo, así como los presupuestos y las modalidades de trabajo. En verdad es un asunto complejo establecer garantías para una remuneración justa en el amplio sentido de la palabra.

9.- Unidad de Dirección: Está regulada por el común denominador de todas las actividades empresariales o institucionales, que no es otra cosa más que el objetivo u objetivos planteados, en consecuencia nadie debe desarrollar otras actividades que no correspondan al interés común, es decir todos los esfuerzos se dirigen hacia el objetivo del plan general o central.

Por otro lado la unidad de dirección tiene que ver con que los planes específicos deben encuadrarse en el plan general.


10.- Subordinación del interés particular al interés general: Cada trabajador debe dejar en el umbral de la puerta del centro de labores todos los asuntos personales que le atañen. Requiere del ejemplo de los directivos y la supervisión permanente para impulsar y regular la dedicación de los recursos humanos al amparo de la Ley Marco de la empresa o institución.


11.- Centralización: Consiste en la ubicación de las funciones de mayor responsabilidad en los cargos igualmente de mayor jerarquía para desplegar la autoridad con mejores argumentos de control a fin de no desperdiciar esfuerzos y no dejar margen a deficiencias e irregularidades. Lo que ocurre a veces es que se despojan de sus atribuciones a los jefes subalternos para desautorizarlos y dejarlos en ridículo ante los demás. La centralización y descentralización no debe ser confundida con la concentración y desconcentración. Las primeras tienen que ver solamente con las funciones y los segundos con los recursos (humanos, materiales, estructurales y financieros).


12.- Iniciativa: Es la cualidad que tienen determinadas personas para proponer o hacer un plan o proyecto con características diferenciadas a efecto de mejorar los métodos y técnicas ya existentes o establecer los nuevos, así como también de crear y presentar proyectos de gran alcance. Los Administradores deben motivarla como pericia imaginativa para tener alternativas de solución a problemas sin recibir disposiciones jefaturales. Debe expresarse como la voluntad de la persona para cumplir su función con eficiencia y eficacia; es recomendable difundir las iniciativas para evitar que otros se apropien de ellas y las presenten como suyas.


13.- Espíritu de Grupo: Se expresa en las actitudes de camaradería, la confraternidad, el mantenimiento de las buenas relaciones humanas con el respeto mutuo para que la empresa o institución logre un buen nivel de organización al interno y buena imagen para con el público. La unión es la fuerza fundamental para lograr los objetivos empresariales o institucionales, por consiguiente fomentar la unidad del grupo es obligación de todos, tanto del jefe como de los integrantes del grupo.


14.- Equidad: Es la actuación proporcional por medio de la razón y el estado de la conciencia, cuando se dan órdenes y, estableciendo las tareas para los subordinados a tal cual, de acuerdo a sus capacidades y responsabilidades. Articula los principios de Autoridad, Unidad de Mando y Disciplina. Requiere el buen sentido, mucha experiencia y actuar con raciocinio. La equidad exige la combinación de la benevolencia (buena voluntad con que se trata a las personas) con la justicia (virtud que nos inclina a dar a cada uno lo que le corresponde según el Derecho y la Razón).


V.- CORRESPONDENCIA ENTRE LOS PRINCIPIOS DE LA EDUCACIÓN Y LOS PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

La ley 28044 considera los siguientes principios de la Educación:

1.- Principio de la Ética: Que inspira una Educación promotora de los valores de paz, solidaridad, justicia, libertad, honestidad, tolerancia, responsabilidad, trabajo, verdad y pleno respeto a las normas de convivencia; que fortalece la conciencia moral individual y hace posible una sociedad basada en el ejercicio permanente de la responsabilidad ciudadana.

2.- Principio de Equidad: Que garantiza a todos iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato en un sistema educativo de calidad.

3.- Principio de la Inclusión: Que incorpora a las personas con discapacidad, grupos sociales excluidos, marginados y vulnerables, especialmente en el ámbito rural, sin distinción de etnia, religión, sexo u otra causa de discriminación, contribuyendo así a la eliminación de la pobreza, la exclusión y las desigualdades.

4.- Principio de la Calidad: Que busca y asegura condiciones adecuadas para una educación integral, pertinente, abierta, flexible y permanente.

5.- Principio de la Democracia: Que promueve el respeto irrestricto a los derechos humanos, la libertad, pensamiento y opinión, ejercicio pleno de la voluntad popular y que contribuye a la tolerancia mutua en las relaciones entre las personas y entre mayorías y minorías así como al fortalecimiento del estado de Derecho.

6.- Principio de la Interculturalidad: Que asume como riqueza la diversidad cultural, étnica y lingüística del país, y encuentra en el reconocimiento y respeto a las diferencias así como en el mutuo conocimiento y actitud de aprendizaje del otro, sustento para la convivencia armónica y el intercambio entre las diversas culturas del mundo.

7.- Principio de la Conciencia Ambiental: Que motiva el respeto, cuidado y conservación del entorno natural como garantía para el desenvolvimiento de la vida.

8.- Principio de la Creatividad y la Innovación: Que promueven la producción de nuevos conocimientos en todos los campos del saber, el arte y la cultura.

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